E-pochta komponentlari: foydalanuvchi nuqtai nazaridan, texnik nuqtai nazardan, biznes yozishmalarida

2024 Muallif: Trinity Chesterton | [email protected]. Oxirgi o'zgartirilgan: 2023-12-16 08:25

Elektron pochta qog'oz harflarga nisbatan ko'p afzalliklari tufayli uzoq vaqtdan beri asosiy aloqa turlaridan biriga aylangan. Biroq, boshqa ko'plab texnologik innovatsiyalar kabi, bu turdagi aloqa o'z qoidalariga ega. Internet-pochta orqali muloqot hayotning ko'plab sohalarining ajralmas qismiga aylanganiga qaramay, ko'pchilik foydalanuvchilar elektron pochtaning tarkibiy qismlari nima degan savolga javob bera olmaydi.

Foydalanuvchi nuqtai nazaridan elektron pochta tuzilishi

E-pochta xabarlari eski avlod vakillariga tanish boʻlgan qogʻoz xatlardan ham oʻxshash va juda farq qiladi. Ammo elektron pochta xizmatidan qat'i nazar, elektron pochta tuzilishi har doim bir xil bo'ladi. Keling, elektron xatning tarkibiy qismlarini sanab, ularning har birini qisqacha tavsiflab beraylik:

1. “Kimga” maydoni. Ushbu maydonda qabul qiluvchining manzili mavjud. Agar bir nechta qabul qiluvchi boʻlsa, ularni nuqtali vergul bilan ajrating.
2. “Mavzu” maydoni. Ko'pgina pochta xizmatlarida bu majburiy hisoblanadi. Agar mavzu to'g'ri ko'rsatilgan bo'lsa, foydalanuvchilar xatni topishlari osonroq bo'ladi.
3. Xatning asosiy qismi. Xatning asosiy qismida asosiy matn mavjud.

Yashirin elektron pochta komponentlari

Biz xatning koʻrinadigan tuzilishini koʻrib chiqdik. Yalang'och ko'zga ko'rinadigan elementlardan tashqari, quyidagi maydonlar ham elektron pochta komponentlariga tegishli bo'lishi mumkin:

• kimdan (bu maydon avtomatik ravishda toʻldiriladi);
• nusxasi (asosiy adresatdan tashqari, xatning nusxasi boshqa birovga yuboriladi);
• koʻr-koʻrona nusxa (xatning nusxasi asosiy adresatga xabar bermasdan yuborilishi kerak boʻlganda foydalaniladi);
• birikmalar.

Texnik nuqtai nazardan elektron pochta komponentlari

Texnik nuqtai nazardan, har qanday elektron pochta quyidagi komponentlarni ham oʻz ichiga oladi:

1. Sarlavhalar yoki ular ham deyilganidek, SMTP protokoli konvertlari. Ushbu sarlavhalar elektron pochtaning asosiy qismiga kiritilishi yoki kiritilmasligi mumkin. Ya'ni, pochta serverida xabar matnida ko'rsatilganidan ko'ra ko'proq ma'lumot bo'lgan vaziyat yuzaga kelishi mumkin. Sarlavhada jo‘natuvchi, oluvchilar va jo‘natuvchi xost manzili mavjud.
2. Xatning oʻzi, u SMTP protokollari tilidaData deb ataladi. U, o'z navbatida, quyidagilarga bo'linadi:

• xat sarlavhasi - qog'oz pochtaga o'xshab, unda xat o'tgan pochta serverlari haqidagi ma'lumotlar va boshqa ma'lumotlar mavjud;
• xatning asosiy qismi - xatning matni.

Biznes yozishmalar uchun elektron pochta tuzilishi

Agar biz shu paytgacha texnik nuqtai nazardan elektron pochta tuzilishi haqida gapirgan bo'lsak, endi biznes yozishmalar uchun yaxshi yozilgan elektron pochta elementlarini ko'rib chiqaylik, chunki har bir o'zini hurmat qiladigan kompaniya rioya qilishga harakat qiladi. umumiy qabul qilingan aloqa standartlari bilan.

Elektron xabarlarning koʻp sonli turli tasniflari mavjud boʻlsada, ular dizayn tuzilishiga koʻra ikki guruhga boʻlingan. Birinchi guruh - aloqa xatlari, ular ish jarayonida qo'llaniladi. Ikkinchisi - kelishuv xatlari: yig'ilishni yakunlovchi xabarlar, ishni tugatish muddatlari va tomonlarning har biridan talab qilinadigan harakatlarni aniqlashtirish uchun boshqa muhim jihatlarni ko'rsatadi.

Har bir turdagi elektron pochta komponentlarini alohida sanab oʻtamiz.

Xat-muloqot

Uning tuzilishi quyidagilardan iborat boʻlishi kerak:

1. E-pochta mavzusi. Bu sohada mezbondan nima kutayotganingizni aniq ko‘rsatsangiz yaxshi bo‘ladi, masalan, uchrashuv vaqtini kelishish, ko‘rib chiqilishi kerak bo‘lgan masalalar ro‘yxati va hokazo.
2. Salom. Agar xat bir necha kishiga yuborilishi rejalashtirilgan bo'lsa ham,Ishbilarmonlik odob-axloqi qabul qiluvchilarni majburiy salomlashishni nazarda tutadi.
3. Xabarlar mazmuni. E-pochtaning haqiqiy matni, unda soʻrov iloji boricha aniq tasvirlangan.
4. Korporativ imzo. Ko'pchilik unutadigan nuqta. To'g'ri tuzilgan imzo shablonida muallifning to'liq ismi va lavozimi, uning aloqa ma'lumotlari (telefon raqami, kompaniya veb-saytiga havolalar, elektron pochta va boshqalar) kiradi. Imzo tashkilot tomonidan qabul qilingan qoidalar va qoidalarga qarab farq qilishi mumkin.
5. "Kimga" va "Cc" maydonlari. Ular bir sababga koʻra oxirgi oʻrinda qoʻyilgan – ularni oxirgi qatorga toʻldirish orqali siz tugallanmagan yoki tasdiqlanmagan xabarni yuborish imkoniyatini istisno qilasiz.

Kelishuv xati

Yuqorida ta'kidlab o'tilganidek, ushbu turdagi elektron xabarlar yig'ilish natijalarini sarhisob qilish, har bir tomon uchun harakatlar rejasini ko'rsatish va muddatlarni belgilash uchun ishlatiladi. Bunday xatlar yig'ilishlarning o'ziga xos "protokoli" bo'lib, ma'lumotlarni qulay tarzda tuzishga imkon beradi. Ushbu turdagi xat rejaga muvofiq tuzilgan:

1. Salom. Agar maktubda jamlangan yig'ilish ishtirokchilari soni oz bo'lsa, siz hammani ism-sharifi bilan sanab o'tishingiz yoki umumiy salomlashish turidan foydalanishingiz mumkin.
2. Uchrashuv maqsadini takrorlang, natijalari xatda umumlashtiriladi.
3. Uchrashuvda muhokama qilingan masalalar roʻyxati. Har bir masala bo'yicha kelishuvlar, qarorlar va amalga oshirish muddatlari ko'rsatilgan.
4. Shoshilinch hal qilishni talab qilmaydigan, lekin e'tibordan chetda qoldirilmasligi kerak bo'lgan muammolar ro'yxati.
5. Uchrashuv ishtirokchilarining fikriga oydinlik kiritish - hammasi inobatga olinganmi?
6. Shablon imzosi.